DizzyData is een platform voor het digitaal en automatisch verwerken van facturen. Het verwerken gebeurt foutloos en is zeer geschikt voor bedrijven in het MKB, maar ook accountants en administratiekantoren waarbij efficiëntie hoog in het vaandel staat. DizzyData is te koppelen aan je boekhouding en je hebt zelf de controle over hoeveel je automatiseert in het proces.

Hoe werkt scan en herken?

‘Scan en herken’ staat ook wel bekend als OCR. Dit is software die gegevens van documenten zoals facturen kan aflezen. De software scant en herkent cijfer- en lettercombinaties zoals een factuurdatum, IBAN-nummer en BTW-nummer en zet dit eenvoudig om in een digitale factuur voor je digitale archief.

Wat zijn de voordelen van digitale factuurverwerking?

Het digitaal verwerken van facturen heeft veel voordelen vanwege de efficiëntie, waardoor je minder tijd hoeft te besteden aan boekhouding. Wij hebben de voordelen van digitale factuurverwerking op een rijtje gezet: Snellere verwerking van facturen bespaart tijd op je administratie Minder foutgevoelig dan bij het handmatig verwerken van facturen Je hebt een digitaal archief en kan een factuur te allen tijde opvragen Geen papierverbruik omdat alles digitaal verloopt Eenvoudige en geautomatiseerde coördinatie van administratie en een compleet overzicht zorgen voor een gestroomlijnde digitale workflow

Digitale factuurverwerking

Bij Administratiekantoor Van der Bruggen kunt u ook terecht voor digitale factuurverwerking. Wij gebruiken hiervoor de Scan en herken-dienst. Via dit automatische systeem is het zeer eenvoudig om bonnen in te sturen, facturen te scannen, deze weer door te sturen en andere factuurzaken te regelen. Door facturen digitaal te verwerken kan uw boekhouder zijn tijd efficiënter besteden, dit bespaart u weer geld. Elimineer onnodig papiergebruik: draag een steentje bij voor een beter milieu met papierloze factuurverwerking.

Meer weten over digitale factuurverwerking en hoe u dit kunt toepassen in uw bedrijfsadministratie? Vraag een vrijblijvend vrijblijvend intakegesprek aan of neem contact met ons op voor meer informatie. Wij zijn onder andere actief als administratiekantoor in de plaatsen Zeist, Gouda, Nieuwegein en Ijsselstein.

Wat is digitale factuurverwerking?

Digitale factuurverwerking is de digitale automatisering van het factureringsproces, van de factuur tot de uiteindelijke betaling. Deze ideale oplossing zorgt ervoor dat de workflow gestroomlijnd is en de administratie zo efficiënt mogelijk verloopt. Heeft u een papieren factuur ontvangen? Deze is door middel van digitale factuurverwerking foutloos online te verwerken. Het fijne aan het automatiseren van dit proces is dat u altijd een actueel overzicht heeft van uw bedrijfsadministratie.

Traditioneel factureren is verleden tijd

Traditioneel factureren is tijdrovend en inefficiënt. Ten eerste is de kans groter dat er met handmatig facturen invoeren fouten worden gemaakt, die uw boekhouder vervolgens moet oplossen. Ten tweede is er een gebrek aan overzicht wanneer u niet alles op één online platform kunt vinden. Tenslotte nemen papieren facturen veel plek in in uw archief. Digitale factuurverwerking is hier een passende oplossing voor.

Als administratiekantoor zijn wij voorstanders van de digitalisering van het factureringsproces. Het is een ware procesverbetering voor uw onderneming. Daarnaast kan het ook nooit kwaad om de laatste technologische ontwikkelingen te volgen. Zo blijft u als een onderneming namelijk ook continu innoveren.

Hoe werkt digitale factuurverwerking?

De digitale factuurverwerking gaat via de DizzyData-app, de zogeheten ‘Scan en Herken’- app. Deze OCR-software kan gegevens van documenten lezen, waardoor bijvoorbeeld facturen digitaal verwerkt kunnen worden. De software kan tevens gegevens herkennen, zoals de factuurdatum, BTW-nummer, IBAN nummer en andere belangrijke gegevens. De software maakt vervolgens zelf een boekingsvoorstel, die binnen een paar seconden voor u klaarstaat.

Er is ook een zekere mate van herkenning. De kwaliteit van de app is afhankelijk van de mate waarin gegevens op de juiste manier kunnen worden gelezen. Hoe hoger de herkenningsgraad, hoe minder u zelf hoeft in te voeren. Een klik van de muis is in de meeste gevallen genoeg om de digitale factuur in te boeken, waardoor u in no-time uw bedrijfsadministratie op orde hebt en meer focus hebt voor andere zaken. Bovendien is de veiligheid van uw gegevens gegarandeerd.

E-facturatie

DizzyData verwerkt digitale facturen zoals PDF en Word-documenten. Maar ook elektronische facturen verwerkt de app eenvoudig. Elektronisch factureren doet u met UBL (Universal Business Language). In het kort is een e-factuur een XML-bestand waar alle factuurdata is ingericht om makkelijk herkenbaar te zijn voor de software. Vervolgens zet de app de e-factuur om in een boekingsvoorstel.

Digitaal uw factuur verwerken

Wanneer u veel papieren moet factureren en u wilt hieraan zo min mogelijk tijd besteden kunt u beter beginnen met digitale factuurverwerking. Ook het missen van een helder overzicht is een goede reden om alle facturen in het vervolg digitaal op te slaan. Door gebruik te maken van software voor het digitaal verwerken van facturen in uw boekhoudsysteem stroomlijnt u het administratieve werkproces en bespaart u tijdrovende, handmatige handelingen.

De switch naar een digitale factuurverwerking levert zoals u nu weet veel kosten- en tijdbesparing op. Bij de toepassing van de digitalisering schatten wij de kosten- en tijdbesparing op zo’n 70% tot maar liefst 90% in het MKB. Een verkorte doorlooptijd zorgt ervoor dat u altijd een helder financieel overzicht hebt en uw financiële afdeling minder belast.

Hoe ziet het digitale factureringsproces eruit?

Het digitale factureringsproces bestaat uit een aantal stappen die wij u graag nader uitleggen:

Het automatisch herkennen van facturen
Valideren van de gegevens
Order matching
Goed- of afkeuren in het ERP-systeem
Uitzonderen en afhandelen van de facturen
Digitaal archiveren
Rapporteren door middel van overzichten

Deze stappen zorgen voor een zeer efficiënte factureringsproces waarmee u vrijwel meteen een overzicht krijgt op uw financiële situatie. Met veel plezier nemen wij een deel of de gehele digitale boekhouding van u over.

Ook voor bonnen

Bij een digitale factuurverwerking denkt u mogelijk meteen aan A4’tjes waar een factuur op geprint is. Maar ook voor bonnen en overige documenten is een geautomatiseerde verwerking van u facturen ideaal. Heeft u een tankbon of stond er vorige week een lunchafspraak met een klant in uw planning? Dan is het fijn dat u dit niet handmatig hoeft in te voeren. Met het gemak van Scan en herken doet u dit namelijk binnen een paar seconden en hoeft u niet al uw bonnetjes te bewaren.

De voordelen van Scan en herken

Werken met de Scan en herken-app betekent een snellere en efficiëntere verwerking van uw facturen. Wat eerst handmatig werd gedaan, is nu geautomatiseerd. Bij digitale factuurverwerking mag u ervan uitgaan dat dit altijd nauwkeurig en foutloos gebeurt. Daarnaast zijn alle documenten altijd en overal beschikbaar in het digitale archief, er bestaat weer overzicht. U bent nooit meer een factuur kwijt in een van uw fysieke archieven.

Andere belangrijke voordelen van digitale factuurverwerking zijn:

Bespaart tijd en kosten
Automatische factuurverwerking
Facturen gemakkelijk online terugvinden
Facturen gaan digitaal
Opslag van de facturen
Data veiligheid

Over Administratiekantoor Van der Bruggen

Wij zijn een administratiekantoor gevestigd in Utrecht. Starters, MKB-ondernemers en particulieren kunnen ons benaderen om de financiële administratie, salarisadministratie, debiteurenbeheer en/of fiscale zaken over te nemen. Wij hebben deskundige medewerkers in dienst die de boekhouding van uw bedrijf kunnen regelen. Met ons administratiekantoor als uw partner op het gebied van administratie en belasting geniet u van maximale betrokkenheid en continuïteit. Als boekhouder zijn we onder andere actief in de plaatsen Utrecht, Nieuwegein, Zeist, Gouda, Ijsselstein en Amersfoort.

Neem contact op voor een vrijblijvend intakegesprek

De facturatie van uw onderneming kunt u eenvoudig digitaliseren met Scan en Herken. Ontdek meer over digitale factuurverwerking bij Administratiekantoor Van der Bruggen tijdens een vrijblijvend intakegesprek. Wilt u liever dat wij de gehele boekhouding van u overnemen? Dit is uiteraard ook mogelijk. U kunt een offerte aanvragen, zodoende kunnen we uitzoeken wat we voor elkaar kunnen betekenen.

Heeft u een vraag? U mag contact opnemen via het contactformulier op de website. Of neem telefonisch contact op via 030 242 05 00.