Wat is voorbelasting? Een helder antwoord voor ondernemers

Als ondernemer krijgt u bij het doen van uw administratie te maken met verschillende belastingtermen. Een daarvan is voorbelasting. Dit begrip komt vooral aan bod bij de btw-aangifte, en kan financiële voordelen opleveren als het goed wordt toegepast. In deze blog leggen wij op een duidelijke en praktische manier uit wat voorbelasting is, wanneer u hierop recht heeft en hoe u dit in uw administratie verwerkt.

Wat betekent voorbelasting?

Voorbelasting is de btw die u betaalt over zakelijke kosten en investeringen die u als ondernemer maakt. Denk hierbij aan de btw op een factuur van een leverancier, een kantoorartikel of een zakelijke dienst. Deze betaalde btw mag u – onder voorwaarden – terugvorderen van de Belastingdienst via uw periodieke btw-aangifte. Stel: u koopt een nieuwe laptop voor uw onderneming en betaalt daarbij €121, inclusief €21 btw. Die €21 is de voorbelasting. Als u aan de voorwaarden voldoet, kunt u dat bedrag terugvragen.

Wanneer heeft u recht op voorbelasting?

U mag de betaalde btw terugvragen als u voldoet aan de volgende voorwaarden:

• U bent ondernemer voor de btw. Dit betekent dat u zelfstandig werkzaamheden verricht die belast zijn met btw.
• U gebruikt de goederen of diensten voor belaste prestaties. De producten of diensten waarvoor u btw terugvraagt, moeten dus worden ingezet voor activiteiten waarbij u zelf ook btw rekent aan uw klanten.
• U beschikt over een correcte factuur. De factuur moet aan alle eisen voldoen, zoals een volledig adres, het btw-nummer van de leverancier en een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten.

Voldoet u niet aan één van deze voorwaarden? Dan mag u de btw niet als voorbelasting aftrekken.

Voorbelasting in de praktijk

In de praktijk houdt dit in dat u bij iedere zakelijke uitgave de betaalde btw registreert in uw administratie. Vervolgens telt u deze bedragen op en geeft u het totaalbedrag op in uw btw-aangifte.

Let op: u mag alleen de btw aftrekken die betrekking heeft op zakelijke kosten. Btw op privé-uitgaven of op gemengde kosten (zoals een auto die zowel zakelijk als privé gebruikt wordt) mag u slechts deels of soms helemaal niet aftrekken.

Een voorbeeld:U ontvangt een factuur van een drukkerij voor het laten drukken van folders. De factuur bedraagt €242, waarvan €42 btw. Deze €42 noteert u als voorbelasting in uw administratie en kunt u terugvragen, mits u de folders inzet voor uw onderneming.

Hoe verwerkt u voorbelasting in uw administratie?

Het goed verwerken van voorbelasting is belangrijk voor een juiste btw-aangifte. U kunt dit op de volgende manier doen:

1. Noteer de btw-bedragen afzonderlijk. Zorg ervoor dat u bij elke inkomende factuur het btw-bedrag duidelijk registreert.
2. Gebruik boekhoudsoftware of werk met een boekhouder. Hiermee voorkomt u fouten en werkt u efficiënt. Administratiekantoor Van der Bruggen helpt u hier graag bij.
3. Controleer of de uitgave zakelijk is. Alleen zakelijke kosten komen in aanmerking voor terugvordering van de btw.
4. Houd rekening met eventuele correcties. Bijvoorbeeld als u een product retour stuurt of een creditfactuur ontvangt.

Als u gebruikmaakt van boekhoudsoftware wordt de voorbelasting vaak automatisch geregistreerd zodra u een inkomende factuur invoert. Dat maakt het proces eenvoudiger en overzichtelijk.

Wat als u meer btw betaalt dan ontvangt?

Het kan voorkomen dat u in een aangifteperiode meer btw hebt betaald (aan leveranciers) dan ontvangen (van klanten). U heeft dan recht op een teruggave. De Belastingdienst stort het verschilbedrag dan op uw zakelijke rekening. Is het andersom zo, dus ontvangt u meer btw dan u betaalt? Dan moet u het verschil aan de Belastingdienst afdragen. Daarover ontvangt u bericht van de Belastingdienst.

Meer weten over voorbelasting? Neem contact op

Voorbelasting is een belangrijk onderdeel van uw btw-aangifte en kan financiële voordelen opleveren, mits u het op de juiste manier toepast. Het goed bijhouden van inkomende facturen, weten wat wel en niet zakelijk is en het correct verwerken van btw in uw administratie zijn hierbij essentieel.

Wilt u hulp bij uw boekhouding of zekerheid dat u geen btw misloopt? Neem dan gerust contact op met Administratiekantoor Van der Bruggen. Wij helpen u graag met een overzichtelijke en correcte administratie, zodat u zich kunt richten op uw onderneming. Wat kunnen de boekhouders van ons administratiekantoor in Utrecht voor u betekenen?