Zoals u ongetwijfeld al weet, wordt per 1 januari 2011 de werkkostenregeling ingevoerd. Alle bestaande regelingen met betrekking tot vergoedingen en verstrekkingen die u nu onbelast kunt geven aan uw werknemers, vervallen dan.
Wat is de werkkostenregeling?
Hoofdregel. De werkkostenregeling is bedoeld als eenvoudige vervanger van alle bestaande regeltjes voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan uw werknemers. De nieuwe hoofdregel is dat voortaan alle vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers belast moeten worden.
Intermediaire kosten. Daarvan uitgezonderd zijn vergoedingen voor intermediaire kosten, dat zijn bedrijfskosten die de werknemer even heeft voorgeschoten en later van u terugbetaald krijgt.
Eindheffing. Als u niets regelt, dan moeten uw werknemers de belasting betalen. U kunt er ook voor kiezen om bepaalde vergoedingen en verstrekkingen aan te wijzen; u betaalt daar dan zelf als werkgever de belasting over tegen een vast tarief van 80%.
Als u voor deze regeling kiest, hoeft u niet over alles belasting te betalen: er gelden dan namelijk eerst een aantal gerichte vrijstellingen en van het restant mag u eerst een belastingvrij bedrag aftrekken. Dit bedrag is 1,4% van uw totale loonsom. Mogelijk wordt dit percentage nog aangepast naar 1,5%.
Gerichte vrijstellingen. Voor de volgende vergoedingen/verstrekkingen geldt dat deze ook onder de nieuwe regeling nog steeds altijd onbelast kunnen blijven, of u deze nu aanwijst of niet:
• reiskostenvergoeding tot maximaal € 0,19 per kilometer;
• verhuiskostenvergoeding tot max. € 7.750,-;
• kosten voor studie en cursussen;
• kosten van outplacement;
• vervoer (in natura) in het kader van het werk;
• extra-territoriale kosten (incl. 30%-regeling).
Wat moet u nu doen?
Om te bepalen wat de gevolgen van deze nieuwe regeling zijn, is het raadzaam om alle vergoedingen en verstrekkingen die u momenteel doet aan uw werknemers, in kaart te brengen.
Van het totale bedrag van deze vergoedingen trekt u intermediaire kostenvergoedingen en gerichte vrijstellingen af. Dan bepaalt u of het restant hoger of lager is dan 1,4% van uw loonsom.
Let op. Als het hoger is, dan zal de nieuwe regeling u mogelijk 80% eindheffing gaan kosten.
Belangrijk is dat u onder de nieuwe regeling per jaar kunt bepalen welke vergoedingen en verstrekkingen u aanwijst (en waarover u dus mogelijk als werkgever de eindheffing zult moeten betalen) en welke u niet aanwijst (en waarover de werknemer dus belasting moet betalen).
Arbeidsrechtelijke gevolgen
Mogelijk komt u er achter dat de nieuwe regeling u (veel) geld zal gaan kosten. Dan is de vraag of het arbeidsrechtelijk toegestaan is om de belasting over al bestaande kostenvergoedingen door de werknemer te laten betalen of om bestaande kostenvergoedingen af te schaffen. Hierover is nog geen duidelijkheid. U zult in dit geval in ieder geval in overleg moeten treden met uw werknemers of hun vertegenwoordigers.
Overgangsregeling
Als uit uw inventarisatie blijkt dat de nieuwe werkkostenregeling voor u en uw werknemers gunstiger uitpakt, kunt u deze vanaf 1 januari 2011 gaan toepassen. U kunt er echter ook voor kiezen om in 2011, 2012 en 2013 nog de huidige regels toe te blijven passen.
Breng alle vergoedingen en verstrekkingen aan uw werknemers in kaart. Als blijkt dat de werkkostenregeling nadelig is, bekijk dan welke posten eventueel gewijzigd kunnen worden. U heeft nog drie jaar de tijd om de arbeidsvoorwaarden (geleidelijk) aan te passen.
Administratiekantoor Van der Bruggen, Utrecht
Fiscale diensten
Administratie
